Os 4 principais erros ao emitir nota fiscal (e como evitá-los)

Postado em 12 de janeiro de 2021

Fiscal e tributário

Tempo de leitura: 3 minutos

Emitir nota fiscal é uma etapa importante na gestão financeira da empresa. Além de fazer parte das obrigações do negócio, ela integra a rotina do departamento Financeiro e está relacionada à segurança jurídica, contábil, econômica e fiscal da empresa.

Independentemente do porte ou ramo de atuação, todas as empresas devem emitir notas fiscais sobre suas vendas ou movimentação de mercadoria.

Embora a emissão da nota fiscal seja comum a todos os negócios, é normal que surjam dúvidas durante o lançamento. Mas afinal, quais são os 4 erros que mais acontecem ao emitir uma nota fiscal? Por que eles ocorrem? Como evitá-los? Continue a leitura e descubra!

1. Lançamento incorreto de dados

Talvez este seja o erro mais comum! Informações e dados incorretos, lançados na nota fiscal, geram a necessidade de cancelamento e emissão de uma nova nota — o que pode impactar nas finanças da empresa e trazer retrabalhos.

Em casos específicos, corre-se o risco do impedimento do cancelamento da nota. Em alguns estados, por exemplo, o tempo de cancelamento de uma NF-e é de 24 horas e de uma NFC-e é de 30 minutos, e esse tempo necessário pode resultar em problemas mais sérios em caso de fiscalização.

Para evitar esse tipo de situação, é interessante ter em mãos uma lista de checagem. A seguir, separamos as principais informações que você deve conferir antes de emitir suas notas fiscais: 

  • nome e dados de identificação do cliente;
  • valor da nota fiscal;
  • tipo de nota fiscal;
  • prazos;
  • datas;
  • Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
  • Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP);
  • unidade de medida;
  • quantidade;
  • valor unitário;
  • informações sobre o total de tributos aproximado da nota.

Vale destacar que esse é um checklist básico. Por isso, é importante que você o complete com informações e dados de acordo com as necessidades do seu negócio.

2. Emissão do tipo de nota fiscal incorreto

Neste caso, o erro está relacionado principalmente ao desconhecimento dos tipos de notas fiscais existentes, como NF-e e NFC-e, e também à seleção de qual formato deve ser emitido de acordo com as particularidades da empresa.

Um erro muito comum é a utilização incorreta da natureza de operação (venda, remessa, devolução, prestação de serviços etc.) e do CFOP.

Para evitar que isso aconteça, é importante buscar o suporte de um contador. Além de orientar em relação à legalização da empresa, ele vai auxiliar o gestor a entender os regimes de tributação e os tipos de empresa existentes.

Dessa forma, o tipo de atividade determinará qual nota fiscal será emitida. A atuação de um profissional contábil somada a um ótimo sistema de gestão online ajudarão a aumentar ao máximo a eficácia na emissão de notas fiscais.

3. Confusão dos conceitos e funções da NF-e, DANFE e XML

Outro erro comum está na confusão entre a função da Nota fiscal Eletrônica (NF-e) com o seu Documento Auxiliar (DANFE) e o arquivo de registro (XML). Por isso, é importante saber que se tratam de coisas distintas e o gestor deve conhecer e diferenciar cada um desses termos.

Assim, a NF-e é um documento emitido e armazenado em formato eletrônico. Sendo a sua existência digital, ela tem como função documentar a operação comercial, que poderá ser de circulação de mercadorias ou prestação de serviços.

Já o DANFE é uma representação física e simplificada da NF-e. Ele dispensa o arquivamento, mas traz consigo um dado importante, chamado “Chave da Nota“. Esse dado é composto por 44 dígitos numéricos que permitem consultar e baixar o documento em XML.

O XML, por sua vez, é a versão digital da nota fiscal. Esse arquivo é utilizado pelos sistemas comerciais para importação de produtos e suas informações, além de ser a versão impressa da nota fiscal que poderá ser apresentada caso necessário. O XML deve ser armazenado por um período de 5 anos.

4. Armazenamento inadequado da nota fiscal

A legislação tributária brasileira tem regras específicas relacionadas ao armazenamento das notas fiscais. Entretanto, algumas empresas têm dificuldade em manter a organização no armazenamento das notas emitidas.

A dica para armazenar as notas com segurança é investir em um sistema comercial.

Com ele, a sua empresa pode administrar melhor as operações e tarefas relacionadas a emissão e armazenamento de notas fiscais, favorecendo o desempenho do negócio, automatizando o preenchimento dos dados fiscais, agilizando a emissão da nota, facilitando sua consulta, download ou reimpressão de notas que já foram emitidas.

O Bitis é um sistema de gerenciamento de estoque online para micro e pequenas empresas, que oferece funcionalidades que facilitam a etapa de emissão e controle de notas fiscais.

De forma amigável, intuitiva e interativa, com o Bitis você pode:

  • emitir notas fiscais de produto ou serviço;
  • gerar relatórios sobre toda movimentação de produtos e serviços;
  • emitir boletos;
  • gerar o arquivo XML;
  • executar o controle de vendas, finanças, estoque, entre outros.

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