Tipos de notas fiscais: descubra quais são e quando emitir

Postado em 06 de outubro de 2020

Fiscal e tributário

Tempo de leitura: 5 minutos

Neste post, vamos tratar de um assunto importante e que gera muitos questionamentos aos empresários: os tipos de notas fiscais existentes.

O sistema tributário brasileiro é muito complexo. Com muitas regras e particularidades, é comum que o empresário tenha dúvidas com relação ao cumprimento das suas obrigações fiscais.

A emissão de notas fiscais faz parte do dia a dia de qualquer negócio, independentemente do porte ou ramo de atuação. Por isso, é importante conhecer as normas que orientam com relação ao tema.

A empresa que não emite suas notas fiscais, conforme determina a lei, pode ter problemas sérios juntamente aos órgãos de fiscalização. Por essa razão, compreender o assunto é um passo essencial para a segurança jurídica e uma gestão empresarial eficaz.

A seguir, vamos descomplicar esse assunto mostrando os principais tipos de notas fiscais, suas características, como funcionam e quais você deve emitir em suas operações.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o modelo mais tradicional, já que trata de toda a movimentação de um produto.

A sua emissão está vinculada à Secretaria da Fazendo do Estado onde a empresa emissora está localizada e tem, como objeto, a cobrança de dois tributos: Imposto Sobre Produtos Industrializados (IPI) e Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

A empresa que emite a NF-e deve ter um sistema próprio para emissão e gestão de notas fiscais.

Além da emissão da NF-e, é importante ter atenção ao envio do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

O DANFE é uma representação gráfica simplificada da NF-e, que contém a chave de acesso da nota fiscal, permitindo a consulta de informação online e o acompanhamento da mercadoria que está em trânsito.

Sempre que for emitir uma NF-e, é necessário informar:

  • dados de identificação do emitente;
  • dados de identificação do destinatário;
  • descrição completa dos produtos;
  • unidades e quantidade;
  • preço unitário e preço total;
  • dados do frete (quando houver);
  • Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM);
  • Código Fiscal de Operações e de Prestações das Entradas de Mercadorias e Bens e da Aquisição de Serviços (CFOP).

Em caso de dúvidas com relação à emissão de notas fiscais, é importante consultar um contador, que poderá auxiliar no correto preenchimento dos campos, evitando assim erros ou omissões que possam causar prejuízos futuros para a empresa.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Outro modelo muito comum são as Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFS-e).

Esse tipo de nota fiscal é destinado ao registro de operações que envolvem prestações de serviço. Por exemplo, uma lavanderia emite uma NFS-e quando presta serviços de lavagem de roupas.

A sua emissão está vinculada à Secretaria da Fazendo do Município onde a empresa emissora está localizada e tem, como objeto, a cobrança principal do Imposto Sobre Serviços (ISS) de competência do município.

Por isso, no caso específico das notas fiscais de serviço, o contribuinte está obrigado a transmitir os dados para a prefeitura do município, informando a identificação dos serviços prestados, dados do emissor, destinatário e valor cobrado.

É importante saber que a legislação dos municípios é diferente. Logo, a empresa que presta serviços deve conhecer as regras em vigor na sua cidade, emitindo a nota fiscal com base nas respectivas regras.

Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) funciona como um Cupom Fiscal e serve para comprovar a realização de uma venda.

Esse tipo de nota fiscal foi criado para garantir um controle mais efetivo acerca do recolhimento de tributos por parte do governo, além de permitir a conferência pelo consumidor. A sua função é registrar operações de venda comercial ou de venda para entrega no domicílio do consumidor final.

Em suma, esse tipo de nota é destinado apenas para o consumidor final, já que empresas devem usar a NF-e.

Nota Fiscal Eletrônica Complementar

Também conhecida como carta de correção, a Nota Fiscal Eletrônica Complementar (NF-e Complementar) é uma nota específica, utilizada quando a empresa precisa acrescentar dados que não foram informados na nota fiscal emitida anteriormente. Entretanto, ela só pode ser emitida nas seguintes situações:

  • quando houver necessidade de regularização em razão de diferenças no preço, em operação ou prestação, bem como na quantidade de mercadoria;
  • para lançamento de tributo, quando o mesmo não tiver sido realizado no momento adequado por erro na classificação fiscal ou de cálculo;
  • nas operações de exportação, nas quais o valor resultante do contrato de câmbio gerar acréscimo no valor da operação constante na nota fiscal.

Isso significa que a empresa só está autorizada a emitir uma NF-e Complementar quando a nota fiscal original registrar quantidade de mercadoria ou valor inferior ao da operação que efetivamente foi realizada.

Assim, NF-e Complementar corresponderá à diferença de valor, quantidade ou tributo. Ao emitir uma nota complementar é necessário informar o motivo da emissão e fazer referência à nota fiscal original.

Em caso de dúvidas, sempre converse com o seu contador antes de realizar a emissão da NF-e Complementar.

Nota Fiscal de Devolução

As Notas Fiscais de Devolução são utilizadas quando a empresa precisa anular uma operação de compra e venda.

No caso de Nota Fiscal de Devolução de compra, ela se aplica nas situações em que o fornecedor envia o produto para o comprador e, ao chegar no destino, o adquirente percebe algo errado, como um defeito de fabricação. Para encaminhar o produto de volta, será necessário emitir a Nota Fiscal de Devolução de compra.

Já a Nota Fiscal de Devolução de venda se aplica aos casos em que o destinatário não aceita o produto enviado. Nesse tipo de situação, quem enviou a nota fiscal de venda fica responsável pela emissão da Nota Fiscal de Devolução de venda.

Nota Fiscal de Remessa

As Notas Fiscais de Remessa são utilizadas apenas no controle de movimentação de mercadorias que não foram vendidas até aquele momento. Desse modo, serve para comprovar a procedência de uma carga, caso ela seja fiscalizada pela Receita.

As Notas Fiscais de Remessa são utilizadas principalmente no envio de brindes; amostras grátis; doações; operações de conserto; consignação de produtos; demonstração; industrialização e depósito externo.

Nesse caso, é importante saber que a tributação está vinculada à operação. De forma geral, ela é isenta de tributos, mas é importante sempre verificar caso a caso, garantindo o cumprimento da legislação.

Nota Fiscal de Retorno

As Notas Fiscais de Retorno têm a função de fazer o acompanhamento de mercadorias. Aqui, a tributação também vai depender da operação realizada.

Elas podem estar relacionadas tanto com a saída quanto com a chegada de materiais em uma organização. Existem várias categorias de Nota Fiscal de Retorno, como: comodato; conserto; consignação; ativo imobilizado remetido para uso fora da empresa; demonstração; depósito fechado; feira; armazém geral; industrialização; simbólico depósito fechado; venda fora do estabelecimento; entre outros.

Quando, por exemplo, o negócio movimenta produtos demonstrativos vindos de uma feira para a empresa, esses produtos devem estar acompanhados de uma Nota Fiscal de Retorno.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais, também conhecido como MDF-e, é muito utilizado em operações comerciais.

Criado em 2010, o MDF-e se tornou obrigatório apenas em 2014. Sua emissão é necessária sempre que houver transporte de mercadorias. Aceito em todo o território nacional, para validar sua garantia é essencial ter a autorização da Secretaria da Fazenda e assinatura digital do emitente.

Com emissão do MDF-e é possível realizar o rastreamento da circulação física da carga, identificar o responsável pelo transporte no percurso, consolidar as informações da NF-e, além de registrar o início e o fim do transporte da carga.

Dicas importantes

Além dos tipos apresentados, existem outras modalidades de notas fiscais. Porém, antes de emitir uma nota fiscal, é importante buscar as orientações de um contador. O profissional poderá avaliar as particularidades da sua empresa, identificando o melhor regime de tributação e estratégias para otimização dos custos com impostos.

Outra dica interessante é apostar em um bom controle de informações. Ou seja, invista em um sistema de gestão que:

  • automatiza tarefas operacionais;
  • emite boletos e notas fiscais;
  • faz o gerenciamento de dados. 

Isso vai ajudar na organização do dia a dia da empresa e no cumprimento adequado de todas as obrigações fiscais.

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