Conheça o conceito paperless e diga adeus à papelada já!

Postado em 17 de novembro de 2020

Inovação e tecnologia

Tempo de leitura: 3 minutos

Independentemente do tamanho de uma empresa, é fato que no dia a dia somos envolvidos com bastante papelada, afinal, é importante ter diversos registros, notas e documentos.

Mas, ainda nos dias de hoje, é preciso gastar tanto com papéis? Foi pensando na redução da quantidade de materiais impressos que o conceito paperless surgiu — o que é positivo tanto para a sua empresa, quanto para o meio ambiente!

Se antes as novidades eram implementadas apenas nas grandes empresas, a transformação digital tem proporcionado resultados bastante significativos para as PME’s.

Ficou interessado em saber o que é o paperless e como aplicá-lo? Continue lendo para conhecer o conceito e saber quais os benefícios de adotá-lo no seu negócio!

O que é paperless? 

O termo paperless se traduz como “sem papel”, ou seja, o papel tem sido trocado por versões digitais do mesmo documento, amenizando a necessidade de impressão.

Tendo como objetivo diminuir consideravelmente o volume de impressões desses arquivos, a economia é um dos principais benefícios para as empresas.

Dessa forma, uma empresa que utiliza este conceito, torna mais dinâmico o tratamento e manuseio das informações internas e externas — o que confere maior agilidade na comunicação e na rotina de trabalho.

Quais os 4 principais benefícios de adotar o conceito na empresa?

Com a mudança de comportamento da empresa e a implementação do paperless, as vantagens aparecem de forma clara! Veja agora quais são elas.

1. Otimização do tempo

Imagine a seguinte situação: você precisa de uma informação urgente e para encontrá-la tem de recorrer a um grande número de pastas com arquivos físicos. 

Mesmo que estes documentos estejam organizados da maneira correta, o tempo utilizado para a busca é relativamente maior do que se eles estivessem armazenados em um sistema virtual que disponibiliza o acesso instantâneo, certo?

Dessa forma, o acesso digital agiliza o andamento operacional da empresa, sobretudo, quando se trata de algo que causa impacto nos resultados dos negócios.

2. Maior confiabilidade das informações

As informações digitalizadas são mais confiáveis, pois, o armazenamento é mais seguro, devido à exigência de autorização e senha para o acesso dos documentos.

Isso evita que informações sigilosas sejam compartilhadas com pessoas sem autorização.

3. Manter os documentos armazenados pelo tempo necessário

A ação do tempo pode apagar dados importantes sem deixar rastros. No ambiente digital, é possível realizar backups e ter acesso aos arquivos pelo tempo que for necessário.

4. Redução de custos

Você já parou para avaliar quanto a sua empresa investe em manutenção da impressora, papel, tinta, móveis de arquivo e mão de obra para gestão dos documentos do negócio? Um dos benefícios mais palpáveis do paperless está na redução dos gastos com todos estes fatores.

O motivo é simples, muitos documentos dispensam a necessidade de impressão e quando são digitalizados abrem espaço para a impressão somente de papéis imprescindíveis — o que ajuda com a prática da sustentabilidade por parte da empresa. 

Como reduzir o uso de papéis na sua empresa em 3 passos

Para implementar a cultura paperless, é importante oferecer recursos para que os colaboradores sintam segurança na substituição do modelo tradicional de impressão dos documentos pela digitalização deles.

Assim, algumas práticas são fundamentais para mostrar que, na era digital, a impressão está em segundo plano e que existem ferramentas muito eficientes para tornar o trabalho mais efetivo e reduzir consideravelmente o uso do papel. 

A seguir, confira os principais fatores para que esta mudança ocorra de forma natural!

1º. Digitalização de documentos já impressos

Antes de introduzir o paperless na cultura da empresa, é preciso cuidar de todos os documentos já impressos e arquivados. Assim, a empresa manterá os arquivos já existentes seguros e todas as informações poderão ser consultadas via sistema. 

Neste primeiro momento, será necessário um esforço maior da equipe para digitalizar, catalogar e armazenar os documentos conforme a ordem definida. Contudo, após a implementação do conceito na empresa, essa operação ficará mais rápida e simples.

2º. Treinamento dos funcionários

Assim como é importante que o gestor perceba os benefícios de diminuir o uso do papel para trazer mais agilidade à rotina, os colaboradores também precisam enxergar uma oportunidade de modernização e crescimento da empresa em que trabalham.

Por isso, o treinamento é parte fundamental da implementação do paperless no negócio. Por meio dele, mostra-se a necessidade da diminuição do uso do papel tanto para questões ambientais, quanto para o empreendimento — além de se apresentar o uso das ferramentas que essa mudança pede.

3º. Aquisição de um sistema de gestão

Outro passo importante para fazer do paperless uma nova filosofia de trabalho dentro da empresa, é a aquisição de um sistema de gestão comercial completo e confiável.

O Bitis é um sistema de gestão que conta com uma solução simplificada para o gerenciamento 100% online do negócio. Nossa plataforma de gestão comercial centraliza as informações para controle de áreas como vendas, estoque e financeiro, permitindo a emissão de notas fiscais, boletos e muito mais — além de possibilitar o envio desses documentos direto para o e-mail do seu cliente, evitando também a impressão deles.

Gostou do post e quer saber mais sobre como a Bitis pode ajudar com a implementação do paperless no seu negócio? Então acesse o nosso site agora mesmo e descubra que o dia a dia da sua empresa pode ser ainda mais fácil!

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